ARAS TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİNE İLİŞKİN İMHA POLİTİKASI

ARAS TEKSTİL SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (bu metinde kısaca “ARAS TEKSTİL” veya “Şirket” olarak anılacaktır), www.arasmoda.com.tr e-ticaret sitesinin işletmecisidir. Şirket merkezi: Meşrutiyet Mahallesi, Hacımansur Sokak No: 40, İç Kapı No: C, Şişli/İstanbul. Vergi dairesi: Mecidiyeköy Vergi Dairesi; vergi kimlik numarası: 0720039432; ticaret sicili: İstanbul / 322548. İletişim e-posta adresi: [email protected].

İMHA POLİTİKASININ AMACI

İşbu Politika, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak işlenmiş olan kişisel verilerin Kanun’un 4, 5 ve 6. maddelerinde düzenlenen kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, kişisel verilerin ARAS TEKSTİL tarafından re’sen veya talep üzerine silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi usullerinin gösterilmesidir.

TANIMLAR

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
Başkan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanını,
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,
Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi,
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini, Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. Sicil Yönetmeliği: Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik.
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder.

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Kayıt ortamları gerçek veri envanteriyle belirlenir. Aşağıdaki ortamlar yalnızca fiilen kullanılan hizmet ve kayıtlarla sınırlıdır; erişim yetkisi, saklama ve imha yöntemi her ortam için ayrıca tanımlanır.

Elektronik ortamlar:

Kullanılan e-ticaret, muhasebe, ödeme bildirim ve iş uygulamaları; sunucu, veri tabanı, yedek ve teknik erişim kayıtları.
E-Posta Kutusu
Ofis uygulamaları
Varsa kamera görüntü sistemi; kamera bulunduğu veya ses kaydı alındığı bu politikayla varsayılmaz.

Fiziksel ortamlar:

Birim Dolapları
Klasörler
Arşiv

SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ARAS TEKSTİL tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVK Kanunu ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

a.Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,

b.Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,

c.Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ARAS TEKSTİL’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,

d.Kişisel verilerin ARAS TEKSTİL’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,

e.Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

f.Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, ARAS TEKSTİL tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

a.Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

b.Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

c.Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.

d.Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

İlgili kişinin KVKK m.11/1(e) ve m.11/1(f) kapsamında silme/yok etme ve aktarılmış veriler için bildirim talebinin değerlendirilmesi sonucunda işleme şartlarının kalmadığının belirlenmesi.

e.Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikayette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

f.Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

ARAS TEKSTİL, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz tarafından gerekli denetimler yapılmakta veya yaptırılmaktadır. Alınan teknik ve idari önlemlerin tamamı Kişisel Veri Politikası’nda özel olarak düzenlenmiştir. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, ARAS TEKSTİL bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir, durumun düzeltilmesi için ivedi önlemleri derhal alır ve tedbirleri gözden geçirir.

1- Teknik Tedbirler:

Organizasyon bünyesinde çalışan kişilerin oluşturabileceği bilinçli veya bilinçsiz tehditler dikkate alınarak bilgiye erişimi kontrol etmek ve yetkisiz erişimleri önlemek için ilgili tüm alanlarda yazılım ve donanım cihazları üzerinden log raporlaması ile gerekli güvenlik kontrolleri hayata geçirilmiştir.
Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmekte ve yenilenmektedir.
İş birimi bazında belirlenen hukukî uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır.
Erişim yetkileri sınırlandırılmakta, yetkiler düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
Alınan teknik tedbirler periyodik olarak kontrol edilmekte, risk teşkil eden hususlar yeniden değerlendirilerek zorunlu teknolojik çözüm üretilmektedir.
Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.
Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir, kurum içi eğitimler yapılmaktadır.
Kişisel verilerin toplandığı uygulamalardaki güvenlik açıklarını saptamak için düzenli olarak güvenlik taramalarından geçirilmektedir. Bulunan açıkların kapatılması sağlanmaktadır.
İhtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

2- İdari Tedbirler:

Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak ARAS TEKSTİL içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
ARAS TEKSTİL personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için KVK Kanunu ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün ARAS TEKSTİL ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiş olup personelin bu yükümlülüklere uymaması iş akdinin feshine varabilecek yaptırımların uygulanmasını gerektirmektedir.
Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVK Kanunu hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
ARAS TEKSTİL tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
ARAS TEKSTİL, kişisel verileri aktardığı üçüncü şahısların da, işbu Politika ve KVK Kanunu hükümleri doğrultusunda verileri hukuka uygun olarak işleme ve muhafaza etme ve verilere hukuka uygun olarak erişme yükümlülüklerini yerine getirmesinden KVK Kanunu’nun 12. maddesi uyarınca sorumludur. Bu nedenle ARAS TEKSTİL, üçüncü kişilere veri aktarılırken yapılacak sözleşmeler ve her türlü düzenlemede bu şartların sağlanmasını ve kendisine denetim yapma yetkisi verilmesini içeren taahhütler almaktadır. Yine ARAS TEKSTİL tüm personelini kişisel verilerin üçüncü şahıslara aktarılması süreçlerinden doğan sorumluluklar yönünden özel olarak bilgilendirmektedir.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER

İşleme şartlarının tamamı ortadan kalkınca veriler imha edilir. Süreç; kayıt/ortam tespiti, devam eden kanuni dayanak kontrolü, ilgili kullanıcı ve hizmet sağlayıcı tespiti, uygun yöntemin uygulanması ve sonucun doğrulanıp kayda alınmasından oluşur. Silme, ilgili kullanıcıların veriye erişememesi ve yeniden kullanamamasını sağlar; yok etme hiç kimsenin veriyi geri getirememesini hedefler. Bu iki yöntem birbirinin yerine tanımlanmaz.

ARAS TEKSTİL, kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

1- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler

a) Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak ARAS TEKSTİL aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır. Veri tabanında silme yapılırken kayıt, indeks, kopya, önbellek ve gerekli bağlantılar değerlendirilir; yalnızca “Delete” komutu çalıştırmak güvenli silmenin tamamlandığı anlamına gelmez. İlgili kullanıcıların erişimi ve yeniden kullanımı engellendiği doğrulanır.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.

b) Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi İle Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.

c) Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder. ARAS TEKSTİL, kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:

Maskeleme, kayıt çıkarma, genelleştirme veya bölgesel gizleme yöntemleri veri setine ve yeniden belirlenme riskine göre değerlendirilebilir. Sadece ad veya T.C. kimlik numarasını kaldırmak anonimleştirme değildir; başka kayıtlarla eşleştirme, tekilleştirme ve geri döndürme ihtimali test edilir.

Kişinin yeniden belirlenebildiği kodlama veya takma ad kullanımı kişisel veri niteliğini ortadan kaldırmaz. Anonimleştirme, uygun tekniklerle ve başka verilerle eşleştirme dahil gerçek kişinin belirlenemeyeceğinin doğrulanmasıyla tamamlanır; yöntem ve doğrulama sonucu kaydedilir.

KVK Kanunu’nun 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler KVK Kanunu kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.

Yönetmelik m.7/5 uyarınca uygun silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemini ARAS TEKSTİL seçer. Kurulun yöntem ve usuller hakkındaki kararları uygulanır; ilgili kişi talebinde seçilen yöntem ve uygulanamayan talebin gerekçesi açıklanır. M.13 yöntemiserbestçe belirleyen hüküm olarak kullanılmaz.

KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Veri yalnızca ilgili kanuni saklama yükümlülüğü veya somut işleme amacı sürdüğü sürece saklanır. İlk amaç sona erdiğinde başka bir dayanak bulunduğu varsayılmaz; varsa ayrı ve uygulanabilir dayanak, veri kapsamı ve süre belgelenir. Bütün işleme şartları sona erdiğinde Ek 1 süreleri ek ve sınırsız bir saklama gerekçesi oluşturmaz.

Ek 1, kayıt türü, hukuki dayanak, sürenin başlangıcı ve imha tetikleyicisini ilişkilendirir. Kanuni süreler ilgili belgenin kapsamıyla sınırlıdır. Kanunda sabit süre bulunmayan kayıtlar için bu politikada belirlenen şirket süreleri uygulanır; bunlar bağımsız bir veri işleme sebebi oluşturmaz. İşleme amacı daha önce sona erer ve başka bir geçerli şart kalmazsa tablodaki azami süre beklenmez. Aynı kayda birden fazla hüküm uygulanıyorsa her hükmün kendi başlangıcı ve bitişi hesaplanır; yalnızca saklanması halen zorunlu ve gerekli kayıt korunur.

Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda ARAS TEKSTİL bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verilerisiler, yok eder veya anonim hale getirir.

ARAS TEKSTİL PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

Periyodik imha kontrolü her yıl ocak, nisan, temmuz ve ekim aylarının ilk iş gününde yapılır; iki kontrol arasındaki süre her halde altı ayı geçmez. İlk uygulama, politikanın yürürlüğe girmesinden sonra gelen ilk kontrol gününde gerçekleştirilir. Bütün işleme şartları sona eren kayıtlar ilk periyodik imhada kaldırılır. Ek 1’de daha kısa otomatik veya operasyonel silme süresi belirlenen kayıtlar kendi süresinde imha edilir. İlgili kişi başvuruları en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır; pazarlama retleri ve çerez rızasının geri alınması periyodik takvim beklenerek geciktirilmez.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

VERBİS kaydı ve saklama/imha politikası oluşturma yükümlülüğü, güncel kanuni istisnalar ve şirketin gerçek koşullarıyla değerlendirilir. Sicile kayıt istisnası, KVKK m.7 kapsamındaki imha ve diğer kişisel veri yükümlülüklerini kaldırmaz. Politika hazırlama yükümlülüğü bulunmayan veri sorumlularında Yönetmelik m.11/3 kapsamındaki üç aylık imha süresi ayrıca gözetilir.

PERSONEL

Şirket yönetimi imha süreçlerini uygulayacak ve kontrol edecek kişiler ile yedeklerini yazılı olarak görevlendirir; gerekli eğitim ve talimatlar verilir, uygulama kaydı tutulur. Görevlendirme ve eğitimlerin tamamlandığı somut kayıtla doğrulanır.

Görevler; veri sahibi iş biriminin saklama dayanağı kontrolü, teknik hizmet sorumlusunun sistem/yedek imhası, görevlendirilen KVKK sorumlusunun başvuru ve süre takibi, şirket yönetiminin onay ve denetimidir. Şirkette bulunmayan departman müdürü veya Bilgi İşlem Müdürü unvanı varsayılmaz; dış hizmet kullanılıyorsa yetki ve denetim belirlenir.

İLGİLİ KİŞİNİN BAŞVURUSU

İlgili kişi, KVKK m.13 ve Yönetmelik m.12 kapsamında silme veya yok etme talebinde bulunabilir. Haklarınıza ilişkin başvurunuzu Meşrutiyet Mahallesi, Hacımansur Sokak No: 40, İç Kapı No: C, Şişli/İstanbul adresine elden veya posta yoluyla yazılı olarak; Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile [email protected] adresine iletebilirsiniz. Kurulun belirlediği diğer yöntemler de kullanılabilir. Başvuru formu kolaylık sağlamak içindir; Tebliğdeki zorunlu bilgileri taşıyan başvurular form kullanılmadan da yapılabilir. Noter aracılığıyla başvuru zorunlu değildir.

a. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

b. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

c. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

Talep, yalnızca somut ve açıklanabilir bir hukuki engel bulunduğunda, örneğin işleme ve saklama şartlarının devam etmesi nedeniyle imhanın mümkün olmaması veya uygulanabilir bir kanuni istisna bulunması halinde gerekli kapsamla sınırlı reddedilebilir. Başka kişilerin verilerini korumak için mümkünse maskeleme veya kısmi cevap yöntemi uygulanır. Ret cevabında gerekçe, ilgili mevzuat, devam eden işleme amacı ve başvuru yolları açıklanır; cevap en geç otuz gün içinde yazılı veya elektronik olarak bildirilir.

KVKK m.28 istisnaları yalnızca somut işleme faaliyetinin bütün yasal şartları karşılaması halinde, gerekli kapsamla sınırlı uygulanır. Kamu kurumlarına veya yargı mercilerine özgü istisnalar, ARAS TEKSTİL faaliyetleri için kendiliğinden ret nedeni oluşturmaz. M.28/2 uygulanıyorsa zararın giderilmesini isteme hakkı saklıdır. Verinin internette bulunması veya başvurunun emek gerektirmesi tek başına ret gerekçesi değildir; ilgili kişinin kendi alenileştirme iradesi ve amacı ayrıca değerlendirilir.

Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Haklarınıza ilişkin başvurunuzu Meşrutiyet Mahallesi, Hacımansur Sokak No: 40, İç Kapı No: C, Şişli/İstanbul adresine elden veya posta yoluyla yazılı olarak; Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile [email protected] adresine iletebilirsiniz. Kurulun belirlediği diğer yöntemler de kullanılabilir. Başvuru formu kolaylık sağlamak içindir; Tebliğdeki zorunlu bilgileri taşıyan başvurular form kullanılmadan da yapılabilir. Noter aracılığıyla başvuru zorunlu değildir.

a) Şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak veya güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanan başvuruyu [email protected] adresine göndererek.

b) Meşrutiyet Mahallesi, Hacımansur Sokak No: 40, İç Kapı No: C, Şişli/İstanbul adresine elden, posta veya tercihen noter aracılığıyla yazılı başvuru yapılabilir. Form kullanımı ve noter aracılığı zorunlu değildir.

Temsilci aracılığıyla başvuruda kimlik ve ilgili başvuru için temsil yetkisi uygun belgeyle doğrulanır; her başvuruda özel noter vekaletnamesi aranmaz. Ek bilgi veya belge somut ihtiyaca ve ölçülülüğe göre istenir.

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikayette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanunu’nun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde; ARAS TEKSTİL'in cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikayette bulunabilir.

ARAS TEKSTİL’in Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler

Kimlik ve yetki kontrolü gerekli bilgiyle sınırlı yapılır; kimlik belgesinin tam sureti her başvuruda talep edilmez. Talebi netleştirmek için sorulan sorular kanuni süreyi kendiliğinden uzatmaz. Başvurular en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır; gerekçeli cevap yazılı veya elektronik ortamda iletilir. Telefon görüşmesi yalnızca talebi netleştirmek için kullanılabilir ve yazılı veya elektronik cevabın yerine geçmez. Ancak işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunun Şirketin hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret iade edilir.

EKLER

EK 1 VERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Uygulama esasları: Kanunda sabit saklama süresi olmayan 30 gün, 90 gün, 6 ay, 1 yıl ve 3 yıllık operasyonel süreler, ARAS TEKSTİL tarafından amaç, gereklilik ve veri riskine göre belirlenmiştir. Sürenin yazılı olması, tek başına veri işlemeye izin vermez; geçerli KVKK m.5 veya m.6 şartı her zaman aranır. İşleme amacı daha önce biterse erken imha yapılır. Şirket süreleri gerçek sistem ve hizmet sağlayıcı ayarlarına uygulanır.

Başlangıç ve imha: Kayıt/işlem tarihi, hesabın kapanması, son cevabın bildirimi, işten ayrılma ve maruziyetin bitişi sistemde izlenir. Kanuni arşiv ile aktif kullanım ayrılır. Takvim yılına bağlı 10 yıllık süre, ilgili yılın sonundan hesaplanır; örneğin 2026 yılı TTK kaydının normal süresi 31.12.2036 sonunda dolar. İşlem tarihine bağlı 10 yıl ise her işlem için kendi tarihinden hesaplanır.

Öncelik: İlgili kişi başvuruları en geç 30 günde sonuçlandırılır; otomatik/operasyonel silme için belirlenen daha kısa süreler ve ticari ileti retleri periyodik takvime bırakılmaz. Kanuni süre sona erdiğinde normal imha, takip eden ilk periyodik kontrolde yapılır. Somut uyuşmazlık halinde yalnızca gerekli kayıt ayrılır; genel bir ihtimalle bütün kayıtların süresi uzatılmaz.

Kayıt veya süreç	Dayanak ve başlangıç / saklama ölçütü	İmha tetikleyicisi ve işlem
Ticari defterler, faturalar, muhasebe belgeleri ve ticari yazışmalar	6102 sayılı TTK m.82/1, 82/5 ve 82/6: 10 yıl. Başlangıç, defterdeki son kaydın, belgenin oluşumunun veya ticari yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişidir. 213 sayılı VUK m.253: ilgili yılı izleyen takvim yılı başından itibaren 5 yıl. Aynı belge TTK kapsamındaysa 10 yıllık yükümlülük korunur. Ayrı bir özel saklama yükümlülüğü varsa kendi şartlarıyla uygulanır.	Kanuni sürelerin ve diğer geçerli işleme şartlarının tamamı sona erince ilk periyodik imha. İmha öncesinde devam eden inceleme veya somut uyuşmazlık kontrol edilir; yalnızca onunla ilgili gerekli kayıt ayrılır.
E-ticaret sipariş, ödeme, teslimat, cayma, iade ve satışa ilişkin işlem kayıtları	6563 sayılı Kanun ve Elektronik Ticaret Aracı Hizmet Sağlayıcı ve Elektronik Ticaret Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik m.33/6: ilgili iş veya işlemin gerçekleştiği tarihten itibaren 10 yıl. Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.20/1 kapsamındaki kayıtlar için 3 yıllık yükümlülük ayrıca gözetilir. Ticari/mali belgeye TTK m.82 uygulanıyorsa yıl sonundan başlayan süresi de hesaplanır.	Bütün uygulanabilir kanuni süreler bittikten sonra ilk periyodik imha. İptal, iade veya hesap kapatma, zorunlu işlem kayıtlarını erken silme gerekçesi değildir. Kayıtlar aktif pazarlamada kullanılmaz; gerekli arşiv erişimiyle sınırlanır.
Üyelik ve hesap yönetimi	KVKK m.5/2(c) ve m.4/2(ç)-(d): üyelik ilişkisi ve talep edilen hizmet sürdüğü sürece. Hesap kapatılınca profil, parola özeti ve hizmet için gerekmeyen tercih bilgileri en geç 30 gün içinde silinir; bu süre teknik kaldırma için belirlenmiş şirket üst sınırıdır. Kapanış/üyelik işlemine ilişkin kanunen gerekli ispat kayıtları e-ticaret satırına göre ayrılır.	Kapatma sonrası yeni hesap işlemesi durdurulur. Devam eden sipariş veya kanuni kayıt için gerekli veriler ayrı ve sınırlı erişimle tutulur. Başka dayanağı kalmayan hesap verileri 30 gün bekletilmeden, mümkün olan en kısa sürede kaldırılır.
Pazarlama iletişim verileri ve hedefleme profilleri	KVKK m.5/1 ve m.4; ticari elektronik ileti için ayrıca 6563 sayılı Kanun m.6-8 ve ilgili Yönetmelik: gerekli açık rıza ve ilgili kanaldaki ileti onayı geçerli olduğu sürece. Pazarlama amacı için veri gerekliliği her 6 ayda gözden geçirilir. Bu amaç sona erince pazarlama profili ve ek kopyalar en geç 30 gün içinde silinir.	Rıza geri alınır alınmaz rızaya bağlı işleme durdurulur; ticari ileti ret talebinde gönderim en geç 3 iş günü içinde kesilir. İspat kayıtları ve yalnızca yeniden ileti gönderilmesini önleyen asgari ret kaydı ayrı tutulur.
Ticari elektronik ileti onay, ret ve gönderim kayıtları	Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13/2: onay kayıtları onayın geçerliliğinin sona erdiği tarihten; ticari iletiye ilişkin diğer kayıtlar kendi kayıt tarihinden itibaren 3 yıl. Aktif ret tercihini koruyan asgari engel kaydı, hukuka uygun yeni onay alınmasına veya ret kontrolü ihtiyacının sona ermesine kadar tutulur; 6 ayda bir gereklilik kontrolü yapılır.	3 yıllık süre ve varsa somut başka dayanak bitince ilk periyodik imha. Ret listesinde yalnızca kanal/adres tanımlayıcısı ve ret bilgisi tutulur; liste reklam veya müşteri profili oluşturmak için kullanılmaz.
Çerezler, çevrimiçi tanımlayıcılar ve çerez yoluyla toplanan kayıtlar	KVKK m.4, m.5 ve m.7; Site çerez politikası: zorunlu oturum çerezleri oturum sonunda; kalıcı tercih ve rızaya bağlı ölçüm/reklam çerezleri yerleştirilme tarihinden itibaren en çok 6 ay. Daha kısa işlev süresi varsa o süre uygulanır. Gereksiz çerez hiç kullanılmaz. Kişisel veri içeren ham ölçüm/reklam kayıtları da elde edilmesinden itibaren en çok 6 ay tutulur. Altı ay kanuni zorunluluk değil, şirket üst sınırıdır.	Rıza geri alınır alınmaz yeni toplama/aktarım durur; ilgili çerezler teknik olarak mümkün olan en kısa sürede kaldırılır. Yeniden rıza verilmeden süresi uzatılmaz. Süre sonunda ham veriler silinir veya gerçekten anonim hale getirilir; tarayıcı/sağlayıcı süreleri bu üst sınıra uyarlanır.
Çerez rızası ve diğer açık rıza ispat kayıtları	KVKK m.5/2(e), m.12 ve m.4: rızanın kapsamını ve hukuka uygun işleme dönemini ispatlamak için yalnızca gerekli onay kaydı, metin sürümü ve tarih bilgisi tutulur. Rıza yürürlükteyken ve sona ermesinden/geri alınmasından itibaren 3 yıl saklanır. Bu 3 yıl, kanunda bu kayıtlar için konulmuş sabit süre olmayıp gerekli ispat için şirketçe belirlenmiştir; gereklilik her 6 ayda incelenir.	Geçerli ispat ihtiyacı daha erken sona ererse erken imha; aksi halde 3 yılın sonunda ilk periyodik imha. Somut devam eden şikayet veya dava için gerekli asgari kayıt, uyuşmazlık satırına göre ayrıca ayrılır.
İşlem güvenliği, IP ve sistem erişim kayıtları	KVKK m.5/2(f), m.12 ve m.4: orantılı güvenlik/olay tespiti için gerekli IP, erişim zamanı ve işlem sonucu kayıtları oluşturulmalarından itibaren en çok 90 gün. Süre şirket tercihidir; ölçülülük ve menfaat dengesi belgelenir. E-ticaret işleminin kanuni delili niteliğindeki kayıtlar ilgili satıra ayrılır. 5651 sayılı Kanundan doğan özel trafik kaydı yükümlülüğü, ancak ilgili sıfat ve kapsam gerçekten mevcutsa ayrıca uygulanır.	90 gün sonunda günlük veya otomatik güvenli silme. Tespit edilen somut ihlal ya da uyuşmazlığa ait gerekli bölüm ayrı ve sınırlı erişimle tutulur; sırf internet sitesi işletildiği için bütün erişim kayıtlarına kanuni 10 yıl verilmez.
Satışla bağlantısı olmayan genel bilgi, destek ve iletişim talepleri	KVKK m.5/2(c) veya somut durumda m.5/2(f), m.4: talebin karşılanması ve kısa dönem devamının izlenmesi için kapanış tarihinden itibaren en çok 1 yıl. Bu süre şirket üst sınırıdır; gerçek takip ihtiyacı kalmazsa erken imha edilir. Siparişe ilişkin şikayet, iade ve satış yazışmaları bu satıra değil e-ticaret/ticari belge satırına tabidir.	Amaç daha önce sona erer veya 1 yıllık üst sınır dolarsa ilk periyodik imha. Gereksiz kimlik belgesi ve ilgisiz ekler daha erken kaldırılır. Somut uyuşmazlıkta yalnızca onunla ilgili kayıt ayrılır.
KVKK başvurusu, verilen cevap ve başvurunun sonuçlandırılma delili	KVKK m.11-14, m.5/2(ç)-(e), m.12 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ: başvuru incelenirken gerekli kapsamda; son cevabın bildirildiği veya son işlemin tamamlandığı tarihten itibaren 3 yıl. Üç yıl, başvuru yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispatlamak için şirketçe seçilmiştir; bu kayıtlara ilişkin kanuni sabit saklama süresi olarak sunulmaz.	Gereklilik daha erken biterse erken imha; 3 yıl sonunda ilk periyodik imha. Devam eden Kurul/yargı süreci için gerekli bölüm ayrılır. Başvuruda gereksiz alınmış kimlik suretleri veya ekler, bu süre gerekçesiyle tutulmaz.
Tedarikçi ve diğer ticari sözleşmeler ile temsil belgeleri	Ticari sözleşme/yazışma veya kayıt dayanağı olan belgeler: TTK m.82 uyarınca belgenin oluştuğu/yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren 10 yıl. Devam eden sözleşme ve temsil ilişkisi için gerekli güncel belge, ilişkisürdükçe tutulur; ayrıca KVKK m.5/2(c)-(e) ve somut TBK m.146-149 süreleri değerlendirilir. İlgisiz çalışma kopyaları, erişim yetkileri ve güncelliğini yitirmiş irtibat listeleri ilişki bitiminden itibaren en geç 30 günde kaldırılır.	Devam eden ilişki için gerekli kullanım ile kanuni arşiv birbirinden ayrılır. Son geçerli dayanak sona erince ilk periyodik imha; gereksiz kopyalar 30 günlük sınır içinde kaldırılır.
Şirket yönetimi, ortaklık/pay ve karar defteri kayıtları	6102 sayılı TTK m.64, m.82 ve limited şirkette pay defteri için m.594: ortaklık, temsil ve yönetim ilişkisi boyunca gerekli güncel kayıt tutulur. TTK m.82 kapsamındaki defter ve belgelerde 10 yıl, ilgili deftere son kayıt yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitiminden başlar. Defter kullanılmaya devam ediyorsa önceki kayıtların hukuki bütünlüğü korunur; gereksiz kimlik ve irtibat kopyaları ayrı değerlendirilir.	Yasal defterin saklama yükümlülüğü ve güncel ilişki sona erdikten sonra ilk periyodik imha. İlişkiyle ilgisiz veya zorunlu olmayan ek kişi verileri aynı defter süresi gerekçesiyle saklanmaz.
Varsa çalışan bordrosu, SGK ve işyeri kayıtları	5510 sayılı Kanun m.86/2: işyeri defter, kayıt ve belgeleri ilgili yılı takip eden yıl başından itibaren 10 yıl. Bordro, prim ve ücret ödeme belgeleri bu kapsamda tutulur. TTK m.82 ve VUK m.253 kapsamı da belge bazında değerlendirilir; aynı kayıt için son geçerli kanuni yükümlülük esas alınır. Kanuni arşiv, aktif çalışan hesabı ve erişim yetkisiyle karıştırılmaz.	Son kanuni saklama yükümlülüğü ve somut diğer işleme şartları sona erince ilk periyodik imha. İşten ayrılan çalışanın sistem yetkileri ayrılma tarihinde kapatılır.
Varsa iş sözleşmesi, izin, fesih ve ücret dışı özlük ispat kayıtları	4857 sayılı İş Kanunu m.75 ve KVKK m.5/2(c)-(ç)-(e): iş ilişkisi boyunca gerekli kayıt. Yıllık izin ve feshe bağlı tazminatların ispatı için gerekli belgeler, muacceliyet/işten ayrılma tarihinden itibaren 5 yıl; dayanak 4857 sayılı Kanun Ek m.3. Ücret alacaklarında m.32/8 ve TBK m.147, m.149 uygulanır. SGK/mali kapsamlı belgeler önceki satırdaki 10 yıllık süreye tabidir.	Belge bazında son dayanak bitince ilk periyodik imha. İşe alımda gereksiz alınmış adli sicil, sağlık veya kimlik kopyası, özlük dosyasında bulunduğu gerekçesiyle tutulmaz. Somut devam eden uyuşmazlık ve özel zamanaşımı ayrıca değerlendirilir.
Varsa çalışan sağlık dosyası ve özel maruziyet kayıtları	6331 sayılı Kanun ve İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği m.7/1(b): sağlık dosyası işten ayrılmadan itibaren en az 15 yıl; normal üst süre de 15 yıl olarak uygulanır. Kanserojen/mutajen maruziyeti varsa ilgili Yönetmelik m.17; asbest maruziyeti varsa ilgili Yönetmelik m.16/1(b): maruziyetin sona ermesinden itibaren en az 40 yıl. Birden fazla zorunlulukta son biten süre hesaplanır. İşleme KVKK m.6’daki uygulanabilir şartla sınırlıdır.	15 veya uygulanabilir özel 40 yıllık süre ile diğer geçerli dayanaklar sona erince ilk periyodik imha. Sağlık dosyası yetkili sağlık personeli ve hukuken yetkili kişilerle sınırlı erişimde tutulur; bütün şirket kullanıcılarına açılmaz.
Varsa sonuçlanmış veya olumsuz iş başvurusu	KVKK m.5/2(c), m.4 ve m.7: değerlendirme süresince gerekli veri; başvuru kapandığı veya olumsuz sonuç bildirildiği tarihten sonra yeni değerlendirme amacıyla kullanılmaz ve en geç 30 gün içinde silinir. Gelecekteki pozisyonlar için aday havuzuna kayıt, ayrı ve isteğe bağlı açık rızayla, son rıza tarihinden itibaren en çok 1 yıl olabilir; otomatik yenilenmez. Somut bir itiraz/uyuşmazlıkta yalnızca gerekli asgari delil ayrılır.	Başvuru kapanınca olağan erişim sonlandırılır; 30 gün içinde imha. Aday havuzu rızası geri alındığında veya 1 yıl dolduğunda aynı kısa imha süresi uygulanır. Sırf ileride başvuru olabilir düşüncesiyle olumsuz aday bilgileri tutulmaz.
Varsa güvenlik kamerası görüntüleri	KVKK m.5/2(f), m.4 ve m.12: kişilerin ve malın güvenliği için zorunlu, ölçülü görüntü kaydı, kayıt anından itibaren en çok 30 gün. Bu kanunen sabit süre değil şirket üst sınırıdır; daha kısa yeterlisüre varsa o uygulanır. Kamera ihtiyacı/alanı ve menfaat dengesi belgelenir. Bu politika ses kaydını yetkilendirmez.	30 günü aşmadan otomatik üzerine yazma veya güvenli silme; periyodik imha gününe kadar ek bekleme yoktur. Somut olay görüntüsü, yalnızca olayla ilgili zaman/alan aralığında ayrılır ve uyuşmazlık satırına göre korunur.
Yedekleme ve arşiv kopyaları	KVKK m.4, m.7, m.12 ve İmha Yönetmeliği m.8-9: olağan teknik yedek döngüsü, yedeğin oluşturulduğu tarihten itibaren en çok 90 gün; daha kısa yeterli döngü tercih edilir. Kanuni arşiv bu teknik yedek sayılmaz, asıl belgenin süresine tabidir. Asıl verinin dayanağı sona erince yedek aktif kullanıma kapatılır ve döngüde güvenli imha edilir; yeni yedeğe aktarılmaz.	Silme talepleri yedekte de uygulanır; geri yükleme yapıldığında daha önce silinen kayıt ve ret tercihleri yeniden korunur. İlgili kişi talebinde 30 gün içinde Yönetmelik m.8’e uygun erişilemez ve kullanılamaz hale getirme sağlanır; bu mümkün değilse yedek üzerinde güvenlisilme/yok etme yapılır.
Silme, yok etme ve anonimleştirme denetim kayıtları	Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik m.7/3: imha işleminin yapıldığı tarihten itibaren en az 3 yıl. Normal saklama süresi 3 yıldır; ayrıca uygulanabilir daha uzun kanuni yükümlülük veya somut uyuşmazlık varsa yalnızca gerekli denetim kaydı o dayanağa göre tutulur.	Son geçerli dayanak ve süre bittiğinde ilk periyodik imha. Denetim kaydı yöntem, tarih, kapsam ve doğrulama bilgisini içerir; imha edilen kişisel veri içeriğini yeniden oluşturmaz.
Somut uyuşmazlık, resmi inceleme, veri ihlali veya delil koruma nedeniyle ayrılan kayıtlar	KVKK m.5/2(e)-(ç); alacak türüne göre TBK m.146-149 ve durma/kesilme hükümleri, haksız fiilde m.72, iş ilişkisinde özel süreler ve uygulanabilir usul hükümleri. Süre ilgili alacağın muacceliyeti, olay veya özel hükümdeki başlangıçtan hesaplanır. Devam eden resmi/yargısal süreç için yalnızca zorunlu delil korunur; gerekçe, kapsam ve süre kaydedilir, en az 6 ayda bir yeniden değerlendirilir.	Koruma ihtiyacı ve bütün geçerli işleme şartları sona erdiğinde ilk periyodik imha. Bir uyuşmazlığın varlığı, ilgisiz bütün veri tabanını veya dosyaları süresiz saklama gerekçesi olmaz.